Outlook-muistutusten 4 suurinta ansaa

Moni talousosasto tekee parhaansa pitääkseen sopimukset järjestyksessä, pitämällä kokonaiskuvan sopimuksista, päättymispäivistä ja summista Excelissä tai CRM-ratkaisussa. He asettavat muistutuksia Outlookiin, jotka muistuttavat uusimisista, uudelleen neuvotteluista tai että sopimus on vanhentunut. He luulevat kaiken olevan hallinnassa, mutta todellisuudessa on tämä luulo on harhaa. Käytännössä riski järjestelmän toimimattomuudesta tarkoitukseensa on suuri. Yrityksesi voi joutua maksamaan suuria, tarpeettomia kustannuksia, jotka vaikuttavat suoraan tulokseen.

Outlook-muistutusten 4 suurinta ansaa:

  • Kalenterin muistutuksia ei huomaa kiireisessä työpäivässä. Muistutuksen kuittaa, ja unohtaa sitten tehdä asialle mitään.
  • Muistutusta ei eskaloida. Muistutus tulee vain kerran, eikä kukaan muu organisaatiossa tiedä, että jollain asialla on kiire tai eräpäivä.
  • Henkilöstä riippuvainen. Tämä on 100 % henkilöstä riippuvainen tapa, ja jos kyseinen henkilö on sairaana, lomalla tai matkalla, saattaa tärkeä aikaraja mennä huomaamatta ohi.
  • Tekniset haasteet. Jos muistutuksia lisätään 3,4,5 tai jopa 8 vuotta tulevaisuuteen, voivat tulevat järjestelmäpäivitykset vaikuttaa kalenterin tietoihin. Käytäntö ei ole vesitiivis.

Tärkeiden sopimusten ja aikarajojen tulisi olla henkilöstä riippumattomia. Tämä vaatii kunnollisen hallintatyökalun, jonka muistutukset eskaloidaan mikäli sovittua tapahtumaa ei suoriteta suunnitellusti.